電磁的記録による保存ルールと5年間の文書保存義務｜電子保存の要件

訂正（2026-10-19）：旧版は、記録の保存期間を「完結の日から5年間」とし、文書ごとの「完結の日」の定義表と計算例を載せていました。指定基準が定めるのは「サービスを提供した日から5年間」で、「完結の日」の定義は基準にありません。また、旧版が電子保存の要件として挙げた「見読性・完全性・機密性」も、障害福祉の基準・解釈通知には書かれていません。いずれも一次情報に沿って書き直しました。

電磁的記録による保存とは#

障害福祉サービス事業所は、サービス提供に関する記録を整備し、一定期間保存する義務があります¹。指定基準第224条第1項により、基準で書面で行うことが規定されている作成・保存等は、一部の例外を除き、書面に代えて電磁的記録（電子データ）で行うことができます²。

電子保存は、保管スペースの削減や検索のしやすさにつながります。本記事では、保存義務の範囲、電子保存の方法、利用者への電磁的方法による交付を、指定基準と解釈通知に沿って整理します。

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保存義務のある記録と期間#

指定基準は、記録を2種類に分けています。居宅介護（第42条）、療養介護（第75条）を例にすると次のとおりで、生活介護など他のサービスも、第75条の準用等で同じ構造です¹。

療養介護（第75条第2項）では、5年間保存する記録が次の6つと列挙されています¹。

1. 個別支援計画（療養介護計画）
2. サービスの提供の記録
3. 市町村への通知に係る記録
4. 身体拘束等の記録
5. 苦情の内容等の記録
6. 事故の状況及び事故に際して採った処置についての記録

居宅介護（第42条第2項）は、記録の種類を列挙せず「利用者に対する指定居宅介護の提供に関する諸記録」としています¹。

💡 保存期間の起算点は「サービスを提供した日」です。基準には、文書ごとの「完結の日」から数えるという定めはありません。請求書類・勤務記録・契約書などの保存期間は、指定基準の上記の規定とは別に、指定権者の条例や他の法令（税法・労働法令など）で定まる場合があるので、それぞれ確認してください。

指定基準の内容は、都道府県等の条例で定められます。保存期間を条例で別に定めている自治体もあるため、事業所の所在する自治体の条例も確認してください。

電子保存の方法（解釈通知）#

解釈通知は、基準第224条第1項による電磁的記録の作成・保存の方法を次のように示しています³。

あわせて、電磁的記録により行う場合は、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」等を遵守することとされています³。

つまり、紙の記録をスキャンして保存すること（保存（イ））も、解釈通知が明示する方法です。

電子保存の選択肢#

保存先には次のような選択肢があります。どれを選ぶかは基準に定めがないので、事業所の規模や体制で選びます（以下は編集部による整理です）。

個人情報の安全管理#

解釈通知が遵守を求める個人情報保護委員会のガイドラインは、事業者に安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的）を求めています⁴。電子保存では、たとえば次のような対策が考えられます（具体的な頻度等は編集部の目安で、基準の要件ではありません）。

電磁的方法による交付#

利用者への交付・説明・同意・締結等のうち、基準で書面で行うことが規定されている（または想定される）ものは、相手方の承諾を得て、書面に代えて電磁的方法によることができます。相手方が利用者の場合は、障害の特性に応じた適切な配慮をしつつ行うこととされています²。

• 承諾を得たことを記録に残しておきます。
• 利用者がデータを受信・閲覧できる環境にあるかを確認し、難しい場合は紙で交付します。

運営指導に備えるポイント#

運営指導では、記録の整備と保存の状況が確認されます。電子保存の事業所は、次の点を日頃から確認しておきましょう（編集部による整理です）。

紙からの移行手順#

紙で保管している記録を電子保存に移す場合の進め方の一例です（編集部による整理です）。

移行中は紙と電子が混在するので、どちらが正本かを決めておくと混乱を防げます。

よくある質問#

Q. 紙の記録をスキャンして電子保存できますか？#

できます。解釈通知は、書面をスキャナ等で読み取ってできた電磁的記録をファイルで保存する方法を、保存の方法の一つとして示しています³。判読できる品質で読み取ってください。

Q. 保存期間はいつから数えますか？#

利用者に対するサービスの提供に関する記録は、そのサービスを提供した日から5年間です（例：居宅介護は第42条第2項）¹。条例で別の定めがある場合はそちらに従います。

Q. クラウドサービスに保存してもよいですか？#

基準・解釈通知は保存先を限定していません。電磁的記録により行う場合は、個人情報保護委員会のガイドライン等を遵守することとされているので³、委託先の安全管理（アクセス管理、暗号化、データの扱い）を確認したうえで選んでください。

Q. 電子保存に切り替えたら、紙の原本は捨ててよいですか？#

基準第224条第1項は、書面に代えて電磁的記録で保存できるとしています²。廃棄してよいかの判断に迷う書類（署名・押印のある契約書など）は、指定権者に確認してください。

Q. 利用者に個別支援計画をメールで渡してもよいですか？#

利用者の承諾を得れば、電磁的方法で交付できます。障害の特性に応じた配慮が必要です²。